Những quy tắc chung được áp dụng trong việc kiểm tra chứng từ xuất trình theo LC được quy định tại điều 14 của UCP600.
Bài viết dưới đây, daotaologistics.com sẽ giới thiệu đến bạn các quy tắc về kiểm tra chứng từ thanh toán quốc tế mà bạn cần lưu ý như sau:
>>>> Bài viết xem nhiều: Review Khóa Học Logistics Ở Đâu Tốt Nhất
I. Quy tắc về kiểm tra chứng từ
Dưới đây là một số quy tắc về kiểm tra chứng từ trong phương thức thanh toán LC
1. Ngân hàng chỉ trên cơ sở chứng từ, phải kiểm tra việc xuất trình để quyết định xem trên bề mặt của chứng từ có tạo thành một xuất trình phù hợp hay không
Đây được xem là nguyên tắc cơ bản, xuyên suốt của tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Như vậy, chứng từ xuất trình là căn cứ duy nhất để ngân hàng quyết định trả tiền hay từ chối thanh toán cho người thụ hưởng, và chứng từ cũng là căn cứ duy nhất để người nhập khẩu quyết định hoàn trả tiền hay từ chối hoàn trả tiền cho NHPH.
Các ngân hàng quyết định sự phù hợp của chứng từ chỉ căn cứ vào bề mặt của chúng.
Điều này có nghĩa là ngân hàng không có nghĩa vụ và trách nhiệm đối với hình thức, sự hoàn bị, tính chính xác, tính chân thực, sự giả mạo hoặc hiệu lực pháp lý của bất cứ chứng từ nào hoặc đối với các điều kiện chung hoặc điều kiện riêng quy định trong chứng từ hoặc ghi thêm vào chứng từ, hoặc không chịu nghĩa vụ hoặc trách nhiệm đối với mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng, chất lượng, điều kiện, bao gói, giao hàng, giá trị hoặc số phận thật sự của hàng hóa hoặc dịch vụ mà bất cứ chứng từ nào đại diện, hoặc về thiện chí hoặc các hành vi hoặc các thiếu sót, khả năng thanh toán, thực hiện nghĩa vụ hoặc địa vị người gửi hàng, người chuyên chở, người giao nhận, người nhận hàng người bảo hiểm hàng hoá hoặc bất cứ người nào khác.
2, Về thời hạn kiểm tra chứng từ
Mỗi ngân hàng NHPH, NHXN và NHĐCĐ) có tối đa 5 ngày làm vi tiếp theo ngày xuất trình để quyết định xem xuất trình có phù hợp hay không.
Thời hạn này không bị rút ngắn hoặc bị ảnh hưởng bởi sự cố xảy ra vào hoàn sau ngày xuất trình rơi đúng vào ngày hết hạn hay ngày xuất trình châm nhất.
So với UCP500, thời gian kiểm tra chứng từ của ngân hàng giảm từ 7 xuống còn 5 ngày làm việc, đồng thời bỏ cụm từ “reasonable care và reasonable time” là rất hợp lý.
3. Thời hạn xuất trình chứng từ vận tải
– Nếu trong bộ chứng từ bao gồm chứng từ vận tải, thì việc xuất trình phải được thực hiện không chậm hơn 21 ngày dương lịch sau ngày giao hàng, nhưng trong mọi trường hợp không được muộn hơn ngày hết hạn của tín dụng.
Trên chứng từ vận tải có thể ghi rất nhiều ngày khác nhau như: ngày phát hành, ngày nhận hàng, nhiều ngày nhận hàng khác nhau, ngày bốc hàng lên tàu, nhiều ngày bốc hàng lên tàu khác nhau…, do đó, tùy theo loại vận đơn và quy tắc xác định ngày vận đơn theo ISBP mà xác định cho chính xác ngày giao hàng.
4. Dữ liệu ghi trên chứng từ
Dữ liệu trong một chứng từ không nhất thiết phải giống hệt khi so sánh với LC, bản thân chứng từ và với tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế, nhưng không được mâu thuẫn nhau và không được mâu thuẫn với bất cứ chứng từ nào khác hoặc với LC.
5. Mô tả hàng hoá trên chứng từ
Việc mô tả hàng hoá, dịch vụ hoặc thực hiện trên tất cả các chứng từ, ngoại trừ hoá đơn thương mại, có thể chỉ là chung chung, miễn là không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong LC.
6. Người phát hành và nội dung chứng từ
Nếu LC yêu cầu xuất trình một chứng từ không phải là chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm hoặc hoá đơn thương mại mà không quy định người phát hành là ai hoặc nội dung dữ liệu phải như thế nào, thì các ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ như xuất trình, miễn là nội dung của chứng từ đáp ứng được chức năng của chứng từ đó.
7. Xuất trình chứng từ phụ
Ngân hàng không xem xét, không kiểm tra những chứng từ mà LC thông yêu cầu và có thể trả lại chúng cho người xuất trình. Trong thực tiễn, nhiều khi nhà nhập khẩu cần bổ sung một số chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch thực, động vật… cho phù hợp với quy định mới của nước nhập khẩu.
Do có mối quan hệ làm ăn tin tưởng, các bên xuất khẩu và nhập khẩu không muốn làm thủ tục sửa đổi LC, một mặt là do thời gian hạn chế, mặt khác để khỏi phải chịu phí ngân hàng, trong bộ chứng từ, nhà xuất khẩu gửi kèm luôn các chứng từ này. Những chứng từ như vậy được gọi là các chứng từ phụ (additional documents).
8. Điều khoản không quy định chứng từ xuất trình
Nếu LC bao gồm điều kiện nhưng không quy định chứng từ phải phù hợp với điều kiện đó (“điều kiện phi chứng từ”), thì sự phù hợp với điều kiện đó không phải thể hiện trên bất kỳ chứng từ quy định nào. Tuy nhiên, dữ liệu chứa đựng trên chứng từ quy định không được mâu thuẫn với điều kiện phi chứng từ.
Ví dụ, nếu tín dụng quy định “đóng gói trong các hộp gỗ” nhưng không yêu cầu dữ liệu này phải thể hiện trên bất kỳ chứng từ quy định nào, thì một tuyên bố trên bất kỳ chứng từ quy định nào thể hiện chủng loại đóng gói khác với “đóng gói trong các hộp gỗ” được xem là có mâu thuẫn về dữ liệu.
9. Ngày phát hành chứng từ và ngày phát hành LC
Một chứng từ có thể được ghi ngày trước ngày phát hành LC, nhưng không được ghi ngày sau ngày xuất trình chứng từ. Nhiều người thắc mắc cho rằng, một khi LC chưa được phát hành thì chưa thể phát hành chứng từ theo LC này được.
Thực ra không phải như vậy, khi sản xuất hàng hoá, nhiều chứng từ phải được hoàn thành đồng thời với việc hoàn thành hàng hoá. Ví dụ như: Giấy kiểm định chất lượng, phiếu phân loại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ do người sản xuất phát hành… Các chứng từ như vậy không phụ thuộc vào ngày phát hành LC.
10. Về địa chỉ ghi trên chứng từ
Địa chỉ của người thụ hưởng và của người yêu cầu ghi trên bất cứ chứng từ nào không nhất thiết phải đúng với quy định của LC hoặc trong bất cứ chứng từ nào khác, nhưng phải trong cùng một quốc gia.
Các chi tiết giao dịch (telefax, telephone, email…) sẽ không được xem xét.
Địa chỉ và các chi tiết giao dịch của người nhận hàng hoặc bên được thông báo ghi trên chứng từ vận tải phải đúng như quy định trong LC.
11. Người gửi hàng ghi trên bất cứ chứng từ nào không nhất thiết phải là người thụ hưởng LC..
Trong thực tế, người thụ hưởng LC không phải lúc nào cũng trực tiếp đi gửi hàng. Việc giao hàng cho người chuyên chở có thể được thực hiện bằng một người khác do người thụ hưởng thuê, uỷ thác hoặc do chính những người cung cấp hàng hoá thực hiện.
12. Một chứng từ vận tải có thể được phát hành bởi bất cứ bên nào
Bao gồm người chuyên chở, chủ tàu, thuyền trưởng, người thuê tàu, chi nhánh hoặc đại lý của họ, vv., miễn là chứng từ vận tải đó đáp ứng được các yêu cầu của các điều khoản 19, 20, 21, 22, 23 hoặc 24 của UCP600.
13. Về một số từ ngữ không được định nghĩa trong UCP:
Các từ “chứng từ giao hàng”, “chứng từ đến chậm được chấp nhận”, “chứng từ bên thứ ba được chấp nhận”, “chứng từ bên thứ ba không chấp nhận”, “nước xuất khẩu”, “công ty vận tải” và ” chấp nhận chứng từ như xuất trình” không nên dùng trong tín dụng, bởi vì chúng không được định nghĩa trong UCP600.
Tuy nhiên, nếu chúng được sử dụng và nghĩa của chúng không được định nghĩa trong tín dụng, thì chúng sẽ có nghĩa dưới đây | theo Tập quán Ngân hàng Tiêu chuẩn quốc tế:
a. “Chứng từ giao hàng” – tất cả chứng từ theo yêu cầu của tín dụng, trừ hối phiếu đòi nợ, báo cáo chuyển điện và biên lai chuyển phát, biên lai bưu điện hoặc chứng nhận gửi bưu điện làm minh chứng gửi chứng từ.
b. “Chứng từ đến chậm được chấp nhận” – có thể xuất trình chứng từ muộn hơn 21 ngày niên lịch sau ngày giao hàng miễn là việc xuất trình không muộn hơn ngày hết hiệu lực của tín dụng. Điều này cũng được áp dụng khi tín dụng quy định thời hạn xuất trình cụ thể cùng với điều kiện “chứng từ đến chậm được chấp nhận”.
c. “Chứng từ bên thứ ba được chấp nhận” – tất cả chứng từ mà tín dụng hoặc UCP 600 không quy định người phát hành, trừ hối phiếu đòi nợ, có thể được phát hành bởi một người đích danh hay một bên khác không phải là người thụ hưởng.
d. “Chứng từ bên thứ ba không chấp nhận” – không có ý nghĩa và không được xem xét.
e. “Nước xuất khẩu” – là một trong các trường hợp sau: nước tại đó người thụ hưởng cư trú, nước xuất xứ hàng hóa, nước tại đó người chuyên chở nhận hàng hoặc nước từ đó hàng hóa được giao hoặc gửi đi.
f. “Công ty vận tải biển” – khi sử dụng gắn cùng với người phát hành giấy chứng nhận, lời chứng nhận hoặc lời khai liên quan đến chứng từ vận tải – bất kỳ một trong các trường hợp sau: người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc, khi vận đơn theo hợp đồng thuê tàu xuất trình, thuyền trưởng, chủ tàu hoặc người thuê tàu, hoặc bất kỳ người nào là đại lý của bất kỳ một trong những người nói ở trên, bất chấp việc người này có phát hành hoặc ký chứng từ vận tải xuất trình hay không.
g. “Chấp nhận chứng từ như xuất trình” – một xuất trình có thể bao gồm một hoặc nhiều hơn các chứng từ quy định miễn là chúng được xuất trình trong thời hạn hiệu lực của tín dụng và số tiền đòi trong phạm vi cho phép của tín dụng. Ngoài ra, chứng từ sẽ không được kiểm tra xem có tuân thủ tín dụng hoặc UCP600 hay không, kể cả số lượng bản gốc hay bản sao theo yêu cầu xuất trình.
h. Các từ và các câu như “nhanh chóng”, “ngay lập tức”, “càng sớm càng tốt” và tương tự không nên sử dụng trong bất cứ hoàn cảnh nào. Nếu được sử dụng, thì ngân hàng sẽ không xem xét đến chúng.
II. Thời gian kiểm tra chứng từ
1. Mỗi ngân hàng (NHĐCĐ, NHXN và NHPH) thực hiện thanh toán hay chiết khấu đều có 5 ngày làm việc để quyết định xem xuất trình chứng từ có phù hợp hay không. Cụ thể như sau:
- NHĐCĐ:
Tiếp nhận, kiểm tra và quyết định chứng từ xuất trình là phù hợp hay không phù hợp trong thời hạn 5 ngày làm việc sau ngày nhận chứng từ từ người hưởng.
- NHXN:
Tiếp nhận, kiểm tra và quyết định chứng từ xuất trình là phù hợp hay không phù hợp trong thời hạn 5 ngày làm việc sau ngày nhận chứng từ từ NHĐCĐ, NHPH hay người hưởng.
- NHPH:
Tiếp nhận, kiểm tra và quyết định chứng từ xuất trình là phù hợp hay không phù hợp trong thời hạn 5 ngày làm việc sau ngày nhận chứng từ từ Ngân hàng chuyển chứng từ, NHĐCĐ hay NHXN.
Như vậy, NHĐCĐ khi quyết định chấp nhận chứng từ xuất trình tại ngân hàng mình, mặc dù không cam kết về trách nhiệm đối với LC, vẫn phải kiểm tra chứng từ để quyết định trong thời hạn 5 ngày làm việc, chấp nhận hay từ chối chứng từ. Điều này có nghĩa là, nếu xuất trình là phù hợp thì nó trả tiền hay ứng trước theo yêu cầu của người hưởng, ngược lại, nó sẽ từ chối chứng từ và chỉ nhận làm ngân hàng chuyển chứng từ.
Như vậy, việc kiểm tra chứng từ để xác định xuất trình có phù hợp hay không không chỉ là nghĩa vụ của NHPH (hoặc NHXN, nếu có) mà còn là trách nhiệm của bất cứ NHĐCĐ nào khác khi họ tiếp nhận xuất trình chứng từ.
2. Vì mỗi ngân hàng có tối đa 5 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ, do đó, đối với loại LC có giá trị trực tiếp tại NHPH sẽ có thời gian kiểm tra chứng từ tối đa là 5 ngày làm việc. Các LC không có xác nhận nhưng có NHĐCĐ sẽ có thời gian kiểm tra tối đa là 10 ngày làm việc. Các LC có xác nhận sẽ có thời gian kiểm tra tối đa là 15 ngày làm việc.
3. Vì mỗi ngân hàng có thời gian tối đa là 5 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ, do đó, mọi quyết định chấp nhận hay từ chối phải được định đoạt chậm nhất là vào ngày làm việc thứ 5 sau ngày nhận được chứng từ.
Như vậy, việc thông báo từ chối bộ chứng từ vào ngày làm việc thứ 6 là đồng nghĩa với việc thông báo chấp nhận bộ chứng từ. Nói cách khác, sang ngày làm việc thứ 6 mà chưa có thông báo nào về bộ chứng từ, điều này hàm ý ngân hàng đã chấp nhận bộ chứng từ.
Trên đây là những chia sẻ về Quy Tắc Kiểm Tra Chứng Từ Thanh Toán Quốc Tế của Hỏi đáp Logistics. Để có thể làm tốt công việc xuất nhập khẩu bạn có thể tham khảo các bài chia sẻ nghiệp vụ trên các website uy tín hoặc tham gia các khoá học xuất nhập khẩu tại các Trung tâm lâu đời.
>>>>> Xem thêm:
11 bước trong quy trình xuất nhập khẩu – logistics
Thanh Toán LC Là Gì? Quy Trình Thanh Toán Bằng L/C
Packaging Là Gì? Sự Khác Nhau Giữa Packing Và Packaging